Privacyverklaring

1. Algemeen

Rolhockey Club Hannes VZW, hierna afgekort als Hannes VZW, hecht veel waarde aan je privacy en de bescherming van je persoonsgegevens.

In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om je privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Hannes VZW houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (ook gekend als GDPR, Verordening EU 2016/679).

Dit brengt in ieder geval met zich mee dat:

• wij je persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en types persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacyverklaring.
• verwerking van je persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens die nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt.
• wij vragen om je uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van je persoonsgegevens.
• wij passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van je persoonsgegevens gewaarborgd is.
• wij geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt.
• wij op de hoogte zijn van je rechten als betrokken persoon omtrent je persoonsgegevens, je hierop attent willen maken en deze willen respecteren.

Als Hannes VZW zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van je persoonsgegevens. Indien je na het doornemen van onze privacyverklaring, of in algemenere zin, vragen hebt hierover of contact met ons wenst op te nemen, kan dit via onderstaande contactgegevens.

Rolhockey Club Hannes VZW
Ondernemingsnummer: 812.233.656
E-mailadres: hannes.vzw@rolhockey.be

2. Aan wie is deze privacyverklaring gericht?

Deze privacyverklaring is van toepassing op al onze huidige en vroegere leden, deelnemers aan activiteiten en personen die belangstelling tonen of toonden voor onze activiteiten.

3. Waarom verwerken wij welke persoonsgegevens?

Je persoonsgegevens worden door Hannes VZW verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden:

• Om te kunnen deelnemen aan activiteiten van Hannes VZW.
• Het verzekeren van onze leden via Sportievak vzw.
• Het versturen van informatie en uitnodigingen relevant voor onze werking (gerechtvaardigd belang).
• Het bekomen van subsidiëring door de lokale overheid (wettelijke verplichting).
• Het bijhouden van een boekhouding (wettelijke verplichting).
• Het beheren van sociale-media-accounts.
• Het beheren van de clubwebsite.

4. Welke gegevens verwerken wij?

Wij kunnen de volgende persoonsgegevens van je vragen, opslaan, verzamelen en verwerken voor de volgende doelstellingen:

• Identificatiegegevens: naam, voornaam
• Contactgegevens: adres, gsm-nummer
• Persoonlijke kenmerken: geslacht, geboortedatum
• Eventuele noodzakelijke medische gegevens

We verzamelen enkel persoonsgegevens die je zelf aan ons meedeelt op verschillende manieren (o.a. inschrijvingsformulier op de website, persoonlijk/telefonisch/e-mail contact…). Wij verzamelen geen persoonsgegevens via derden.

Er wordt geen enkele categorie van personen onderworpen aan eender welke vorm van geautomatiseerde besluitvorming of profilering.

Foto’s en films gemaakt tijdens evenementen of activiteiten zijn bedoeld voor verslaggeving en als illustratie om evenementen aan te kondigen of kunnen gebruikt worden voor andere promotionele doelstellingen (bv. via sociale media).

5. Wie verwerkt de gegevens?

De gegevens worden verwerkt door medewerkers aangeduid door Hannes VZW. Deze personen (bestuurders, vrijwilligers) hebben slechts toegang tot de gegevens die noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van de hun opgedragen functie.

6. Verstrekking van gegevens aan derden

De gegevens die via Hannes VZW beschikbaar zijn (beschreven in sectie 4), kunnen aan derde partijen verstrekt worden indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van een derde partij (verwerker) voor:

• Het verzorgen van de internetomgeving.
• Het aansluiten van onze leden bij Sportievak vzw zodat ze correct verzekerd zijn.
• De diensten van Stad Kortrijk voor het bekomen van subsidiëring.

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan derden (andere partijen) dan diegene waarmee we een overeenkomst hebben afgesloten.

Verder zullen wij de verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven tenzij dit wettelijk verplicht en/of toegestaan is, zoals bv. in het kader van een politioneel of gerechtelijk onderzoek.

Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien je ons hier toestemming voor geeft. Deze toestemming kan te allen tijde ingetrokken worden, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking daarvan.

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen die gevestigd zijn buiten de Europese Unie.

7. Minderjarigen

Wij verwerken alleen persoonsgegevens van personen jonger dan 18 jaar indien daarvoor toestemming is gegeven door de ouder of wettelijke vertegenwoordiger. Het overschrijven van het lidgeld van een jongere door een ouder of wettelijke vertegenwoordiger wordt beschouwd als toestemming.

Hierbij kunnen volgende gegevens van de ouders worden verwerkt: identificatie- en beroepsgegevens en privé-contactgegevens (voor ouderlijke toestemming).

8. Bewaartermijn

Hannes VZW bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het realiseren van het doel waarvoor deze zijn verstrekt.

9. Beveiliging van de gegevens

Volgende passende technische en organisatorische maatregelen zijn genomen om persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking:

• Alle personen die namens Hannes VZW van je gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
• Wij maken back-ups van de gegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten.
• We testen en evalueren onze maatregelen regelmatig.
• Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

10. Je rechten omtrent je gegevens

Je hebt recht op de inzage, een kopie, een aanpassing of het wissen van de persoonsgegevens die wij ontvangen hebben. Via het eerder vermelde adres kun je ons hiervoor contacteren. Als je foto’s van jou die gemaakt worden tijdens onze evenementen wil laten verwijderen, kan je dit eveneens via dit adres melden.

Tevens kun je bezwaar indienen tegen de verwerking van je persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers.

Ook heb je het recht om de verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan jezelf of in jouw opdracht direct aan een andere partij. Wij kunnen je vragen om je te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voorgenoemde verzoeken.

11. Klachten

Mocht je een klacht hebben over de verwerking van je persoonsgegevens of over de uitoefening van je rechten, dan vragen wij je hierover onmiddellijk contact met ons op te nemen.

Je hebt altijd het recht een klacht in te dienen bij de gegevensbeschermingsautoriteit (GBA):

Drukpersstraat 35
1000 Brussel
commission@privacycommission.be

12. Cookies

Onze website maakt geen gebruik van cookies.

13. Wijzigingen aan onze privacyverklaring

Hannes VZW kan deze privacyverklaring steeds wijzigen. De laatste wijziging gebeurde op 18/08/2023.